作为江苏省首批“增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收单位”,江苏省食品药品职业技术学院顺利通过多个省级管理部门组织的联合验收,充分发挥了高等院校财务管理“桥头堡”作用,进一步完善管理制度和技术创新,为教职工提供高效便捷的财务服务。11月3日,《中国会计报》对此进行了深度的报道。
电子发票改革打通院校财务管理“最后一公里”——江苏省食品药品职业技术学院财务管理工作深化改革综述
作者 卜红宝
一张发票的故事
江苏省食品药品职业技术学院(以下简称苏食院)的贝老师外出参加教学培训后,收到一张培训费电子发票。
贝老师随即打开财务报销手机APP,将该电子发票上传至校财务系统,通过系统自动“验真验重”后,便发起报销,随后只需等待出纳员完成线上审批,账户便能收到打款。
在贝老师的报销业务办理完结后,财务系统自动将该已完结的业务信息,推送至电子会计档案系统。该系统依据档案管理部门的要求,对所接收数据做封装验证以及各项检测工作,完成后自动进行归档保存。
类似的流程,苏食院今年已顺利处理了近万笔。这标志着苏食院打通财务管理“最后一公里”工作圆满完成。
作为江苏省首批“增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收单位”,苏食院顺利通过多个省级管理部门组织的联合验收,充分发挥了高等院校财务管理“桥头堡”作用,进一步完善管理制度和技术创新,为教职工提供高效便捷的财务服务。
寻问题定规则
成为首批试点单位后,苏食院立即成立工作推进小组,院领导挂帅,带领财务处工作人员,综合分析日常财务管理工作中电子发票管理的痛点、难点,走访各个学院的教职工,收集电子发票报销过程中遇到的问题。
工作推进小组在调研中发现,苏食院电子发票报销业务实施存在人工查验效率低、重复报销风险大、打印归档管理难、事后档案查询利用难等问题。
针对上述问题,苏食院严格按照试点工作要求,立足实际情况,有针对性地对原有财务报销管理规定进行优化更新,对电子发票报销、入账规则进行重构。
同时,进一步制定试点工作的具体实施方案,联合第三方科技公司,建设了适用于江苏省行政事业单位的电子会计档案管理系统,从而实现了电子发票的全流程电子化管理,并保证了电子发票在传递、使用及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性,有效提升了财务管理工作的信息化水平。
促服务惠职工
该系统拥有电子发票归集、发票验真查重、电子会计档案归档及纸质原始凭证的影像化处理等功能,并与校内网上报销系统、会计核算系统进行衔接贯通,覆盖了电子发票从采集、归集、报销、入账至归档的全部流程。
这使得教职工通过手机APP上传电子发票,便能完成后续报销流程,而无需再进行线下的发票打印及验证工作。截至目前,该系统已归档近4万张凭证,成效显著。
同时,该系统能够归集查验原始电子凭证,实现业务与财务的融合,还能快速移交借阅电子会计档案、关联检索历史财务数据等。其中,在移交借阅电子会计档案方面,系统有力助推了该项工作快速高效的完成。
此前,校财务部门遇到外部档案借阅需求时,往往要派遣专人按需查找纸质档案并在移交后追踪归还情况。系统上线后,财务部门只需为相关人员开通离线账号并设定查阅权限及时间期限,权限到期后,离线系统会自动销毁被借阅档案资料,不仅有效保证了电子会计档案信息的安全性,也极大地降低了人力、物力的投入。
做示范提成效
作为江苏省首批唯一一家通过省级主管部门联合验收的院校单位,此次试点工作加速了苏食院财务数字化转型的步伐。这不仅提升了财务监管效率,降低了税务合规风险,节约了财务和人力成本,而且在电子会计档案管理方面获得了显著成效,为江苏省大规模开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档工作,发挥了行业示范引领作用。